Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie

Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie

1. „Misja: Edukacja z Pasją”

realizowanego przez Szkołę Podstawową w Hucie Nowej

w ramach programu regionalnego

Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 

współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+)

Priorytet 8. Edukacja na wszystkich etapach życia

Działanie 02. Podnoszenie jakości kształcenia podstawowego

• 1.

Słownik pojęć

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. a) „Projekcie” – należy przez to rozumieć projekt pn. „Misja: Edukacja z Pasją” realizowany przez Szkołę Podstawową w Hucie Nowej z siedzibą Huta Nowa 48, 26-004 Bieliny
2. b) „Regulaminie” – należy przez to rozumieć Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie.
3. c) „Uczestniku/-czce projektu” – należy przez to rozumieć osobę bezpośrednio korzystającą z udzielanego wsparcia.
4. d) Przedstawicielu ustawowym – należy przez to rozumieć Rodzica/opiekuna uczestnika/czki projektu.
5. e) „Beneficjencie projektu” – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową w Hucie Nowej
6. f) „Biurze projektu” – należy przez to rozumieć komórkę Beneficjenta projektu do zarządzania i obsługi projektu nr FESW.08.02-IZ.00-0030/25 pn. „Misja: Edukacja z Pasją” z siedzibą w Szkole Podstawowej w Hucie Nowej, Huta Nowa 48, 26-004 Bieliny (piętro, biblioteka szkolna).

• 2.

Postanowienia ogólne

1. Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie pn. „Misja: Edukacja z Pasją” (zwany dalej Regulaminem) określa zasady przyjmowania zgłoszeń, procedury kwalifikowania kandydatów/-ek do udziału w projekcie, harmonogram organizacji zajęć, procedury postępowania w przypadku rezygnacji z udziału w projekcie w trakcie jego trwania, a także prawa i obowiązki Uczestników/-czek projektu.
2. Ogólny nadzór nad realizacją projektu, a także rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym Regulaminem, należy do Beneficjenta oraz do Kierownika Projektu.
3. Projekt jest zgodny z polityką równych szans – w procesie rekrutacji oraz w ramach realizacji działań projektowych uwzględniona zostanie zasada otwartego dostępu do projektu w równym stopniu, zgodnie z zasadą równego traktowania płci odnoszącą się do równości szans, praw i korzyści.

• 3.

Informacje o projekcie

1. Projekt pn.: „Misja: Edukacja z Pasją” (zwany dalej Projektem) realizowany jest przez Szkołę Podstawową w Hucie Nowej z siedzibą: Huta Nowa 48, 26-004 Bieliny na podstawie umowy o dofinansowanie realizacji projektu nr FESW.08.02-IZ.00.0030/25 w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) zawartej z Województwem Świętokrzyskim.
2. Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+)Społecznego, Priorytet 8. Edukacja na wszystkich etapach życia, Działanie 08.02 Podnoszenie jakości kształcenia podstawowego.
3. Projekt skierowany jest do łącznie min.72 dzieci (32K i 40M), uczęszczających do szkoły Podstawowej w Hucie Nowej.
4. Biuro projektu znajduje się w siedzibie Beneficjenta pod adresem Huta Nowa 48, 26-004 Bieliny, (piętro, biblioteka szkolna).
5. Projekt realizowany jest w terminie: 01.01.2026 – 31.05.2027 roku.

• 4.

Cel projektu

Celem projektu jest:

-podniesienie jakości edukacji i rozszerzenie oferty edukacyjnej szkoły wśród łącznie min. 72 uczniów (32K/40M) poprzez organizację dodatkowych form zajęć ukierunkowanych na rozwijanie u uczniów umiejętności podstawowych i przekrojowych oraz wdrażania skutecznego doradztwa, wolnego od stereotypów płciowych w wyborze ścieżek edukacyjnych i zawodowych.

– wzbogacenie bazy dydaktycznej Szkoły Podstawowej w Belnie poprzez zakup elementów doposażenia wspomagającego proces realizacji zajęć dodatkowych w w/w placówce.

• 5.

Uczestnicy projektu

1. Zgodnie z programem regionalnym Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, Priorytet 8. Edukacja na wszystkich etapach życia Działanie 08.02 Podnoszenie jakości kształcenia podstawowego oraz z wnioskiem o dofinansowanie projektu Uczestnikami projektu pn. „Misja: Edukacja z Pasją” mogą być osoby, które spełnią odpowiednie kryteria rekrutacji:

– zamieszkanie na terenie gminy Bieliny/ jest zameldowany/-a na terenie gm. Bieliny – 0-1 pkt,

– uczęszczanie do SP w Hucie Nowej – 0-1pkt

– orzeczenie (2pkt) /opinia (1pkt) z Poradni P-P  – 0-2 pkt

– niepełnosprawność, specjalne potrzeby edukacyjne 0-1 pkt.

2. Beneficjent zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu zastrzega sobie prawo zrekrutowania: min. 72 uczniów (32K/40M).

Dzieci zakwalifikowane do udziału w projekcie będą otrzymywać wsparcie podczas realizacji projektu.

3.W momencie opuszczenia projektu przez dziecko, będzie możliwe uzupełnienie naboru o dzieci z listy rezerwowej.

4. Wnioskodawca nie wyklucza udziału w projekcie udziału osób z niepełnosprawnością. Jeśli zaistnieje potrzeba, stworzy warunki umożliwiające uczestnictwo w działaniach projektowych w pełnym wymiarze.

• 6.

Zasady rekrutacji

1. Rekrutacja będzie prowadzona zgodnie z niniejszym Regulaminem, w sposób bezstronny, jawny i na warunkach jednakowych dla wszystkich Kandydatów. Niniejszy Regulamin stanowi

integralną część dokumentacji rekrutacyjnej.

2. Proces rekrutacji uczestników/-czek projektu każdorazowo prowadzony będzie w II etapach:
3. Etap I: akcja informacyjna, przyjmowanie dokumentów rekrutacyjnych w siedzibie biura projektu: w terminie od dnia 12 stycznia 2026 r. do dnia 06 lutego 2026r.
4. Etap II: analiza i ocena złożonych formularzy zgłoszeniowych przez członków Komisji Rekrutacyjnej i kwalifikacja uczestników/-ek projektu: w terminie od 09 do 13 lutego 2026 roku.

3.Beneficjent zastrzega sobie prawo zmiany terminu zakończenia procesu rekrutacji w przypadku zbyt małej liczby zgłoszeń lub w przypadku wyczerpania limitu miejsc.

4.Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest czytelne wypełnienie i dostarczenie do Biura Projektu w terminach, o których mowa w ust.2 podpisanego formularza rekrutacyjnego (wraz z załącznikami) zawierającego m.in. oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji regulaminu rekrutacji i uczestnictwa oraz oświadczenie potwierdzające prawdziwość przedstawionych danych.

5. Realizator potwierdzi kwalifikowalność uczestników projektu poprzez komplet dokumentów, o których mowa w I.7 regulaminu wyboru projektów numer naboru FESW.08.02-IZ.00-002/25.

6.Zgłoszenia do projektu przyjmowane są wyłącznie w oparciu o formularze rekrutacyjne (wraz z załącznikami) zamieszczone na stronie internetowej https://sphutanowa.com/  lub

pobrane w biurze projektu (stanowiące załączniki do niniejszego Regulaminu).

7. Mając na uwadze, że kandydatami/-tkami do udziału w projekcie będą osoby niepełnoletnie wymaga się, by dokumenty rekrutacyjne były podpisane przez Przedstawiciela ustawowego tj. rodzica/prawnego opiekuna kandydata/kandydatki na uczestnika/-czkę projektu.
8. Złożenie wypełnionego formularza rekrutacyjnego nie gwarantuje uczestnictwa w działaniach projektowych.
9. Za treść przedstawionych dokumentów wyłączną odpowiedzialność ponoszą osoby, które złożyły na nich podpisy.
10. Po upływie terminu składania dokumentów rekrutacyjnych powołana przez Beneficjenta Komisja Rekrutacyjna zdecyduje o zakwalifikowaniu / wpisaniu na listę rezerwową / nie zakwalifikowaniu kandydatów/-ek do uczestnictwa w projekcie.
11. Decyzja Komisji Rekrutacyjnej będzie podjęta w oparciu o kartę oceny kandydata.
12. Rekrutacja dzieci odbywać się będzie na zasadzie powszechnej dostępności, w sposób bezstronny z poszanowaniem zasady równości płci i niedyskryminacji.
13. Na podstawie kart oceny zostanie stworzona lista uczestników/-czek projektu.
14. W przypadku rezygnacji któregoś z uczestników/-czek projektu zostanie przygotowana lista rezerwowa na podstawie powyższych kryteriów.

15.W przypadku zgłoszenia się większej liczby dzieci, możliwy będzie ich udział w projekcie poprzez dołączanie do grupy, o ile nie będzie generowało to ponoszenia dodatkowych kosztów w ramach projektu.

16. Osobom z listy rezerwowej zostanie zaproponowany udział w projekcie w przypadku rezygnacji lub niespełnienia warunków przez osoby wcześniej zakwalifikowane.
17. W przypadku małej liczby zgłoszeń, Beneficjent przewiduje możliwość przedłużenia terminu rekrutacji uczestników. Informacja na ten temat będzie zamieszczona na stronie internetowej https://sphutanowa.com/ oraz dostępna w biurze projektu i na profilu szkoły w portalu społecznościowym FB
18. Odrzucani/-e będą kandydaci/-tki, którzy/re:
19. a) złożą formularz rekrutacyjny na wzorze innym niż określony w załącznikach do niniejszego regulaminu,
20. b) złożą niekompletny formularz rekrutacyjny
21. c) nieczytelnie wypełnią dokumenty rekrutacyjne,

Niespełnienie min. 1 z w/w kryteriów powoduje odrzucenie formularza na etapie oceny formalnej.

19. Złożone przez kandydatów/-ki dokumenty nie podlegają zwrotowi. Dokumenty kandydatów/-ek i uczestników/-ek będą przechowywane w Biurze Projektu zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
20. Wszelkie odwołania dotyczące rekrutacji powinny być składane w formie pisemnej zawierającej imię i nazwisko Uczestnika/-ki, jak również opis podstaw zażalenia.

• 7.

Inne obowiązki uczestników projektu

1. Przedstawiciele ustawowi (Rodzice/opiekunowie) kandydatów /Uczestnik/-czka projektu są zobowiązani do wypełnienia dokumentów będących podstawą do stworzenia bazy uczestników w aplikacji centralnego systemu teleinformatycznego SL2021.
2. Przedstawiciele ustawowi (Rodzice/opiekunowie) kandydatów zakwalifikowanych do uczestnictwa w projekcie / uczestnicy są zobowiązani do zapoznania się z Regulaminem rekrutacji i uczestnictwa w projekcie.
3. Uczestnik/Uczestniczka projektu, a także Przedstawiciele ustawowi (Rodzice/opiekunowie) Uczestnika/czki zobowiązują się do:

– korzystania z zaproponowanych form wsparcia;

– niezwłocznego informowania o wszelkich zmianach okoliczności faktycznych mogących mieć wpływ na udział w projekcie;

– punktualnego i aktywnego uczestnictwa w zajęciach;

– udziału w badaniach ewaluacyjnych i monitorujących prowadzonych przez Beneficjenta jak i zleconych przez Instytucje Zarządzającą;

– poddania się czynnościom kontrolnym przez uprawione podmioty w zakresie i miejscu obejmującym korzystanie z wybranych form wsparcia;

– przestrzegania zasad niniejszego regulaminu;

– wypełniania innych zaleceń Beneficjenta w zakresie realizowanych przez niego zadań projektowych.

– przekazywania niezbędnych danych osobowych w dokumentacji rekrutacyjnej, w szczególności na formularzu zgłoszeniowym i wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji Projektu;

– niezwłocznego informowania o zaistniałej zmianie danych osobowych oraz innych zdarzeniach mogących mieć wpływ na poprawną realizację projektu;

– udostępnienia danych niezbędnych do monitoringu, kontroli i ewaluacji projektu;

– wyrażenia zgody na przetwarzanie jego danych osobowych/jego dziecka do celów związanych z realizowanym projektem, w tym również na wykorzystanie wizerunku uczestnika w działaniach informacyjno-promocyjnych;

– dbania o dobry wizerunek projektu poprzez przekazywanie rzeczowych informacji w projekcie i zachowanie poufności w zakresie informacji pozyskanych w wyniku uczestnictwa w projekcie dotyczących innych uczestników lub i osób/instytucji zaangażowanych w realizację projektu.

4. W przypadku nieuzasadnionej rezygnacji z udziału w projekcie przez dziecko, poza udokumentowanymi przypadkami zdrowotnymi lub losowymi, Rodzic/Opiekun zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Przedstawiciela Beneficjenta / Kierownika Projektu oraz pomocy w znalezieniu innej osoby na miejsce dziecka.
5. Uczestnik/Uczestniczka projektu ma prawo do:

– udziału w zaplanowanych formach wsparcia;

– zgłaszania uwag i wniosków do realizowanych form wsparcia;

– korzystania z materiałów i narzędzi, jeśli zostały przewidziane dla danej formy wsparcia;

6.Przystępując do projektu Uczestnik/-czka projektu jest zobowiązany//-a do potwierdzenia zapoznania się z informacjami wynikającymi z art. 13 i art. 14 RODO. W przypadku Uczestnika/-czki projektu nieposiadającego/-ej zdolności do czynności prawnych, fakt zapoznania się z powyższymi informacjami potwierdza jego opiekun prawny /rodzic (przedstawiciel ustawowy).

7. Ze względu na sytuacje spowodowane siłą wyższą (np. sytuację epidemiczną związaną z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 lub inną) Beneficjent zastrzega, że w przypadku zawieszenia stacjonarnej działalności placówki przedszkolnej (tj. zajęć stacjonarnych w Szkole Podstawowej w Hucie Nowej) ma prawo realizować formy wsparcia zaplanowane w ramach projektu w sposób zdalny. W takiej sytuacji Uczestnicy będą o tym informowani telefonicznie/ mailowo i będą uczestniczyć w zajęciach zgodnie z zasadami, o których mowa w niniejszym regulaminie.

• 8.

Zasady rezygnacji z udziału w projekcie

1. Rezygnacja z uczestnictwa w projekcie jest możliwa tylko w przypadku wystąpienia ważnych okoliczności, które uniemożliwiają dalszy udział w projekcie.
2. Rezygnacja z udziału w projekcie musi mieć formę pisemnego oświadczenia i zawierać powód rezygnacji. Oświadczenie należy dostarczyć w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności.
3. Uczestnik/Uczestniczka projektu zostaje wykluczony z uczestnictwa w projekcie (skreślony z listy uczestników) w przypadku:

– naruszenia postanowień niniejszego regulaminu,

– nieprzestrzegania zasad uczestnictwa w projekcie.

4. Każdy przypadek wymieniony w ust.3 rozpatrywany jest indywidualnie.
5. Decyzję o wykluczeniu z uczestnictwa w projekcie (skreśleniu z listy uczestników/ek) podejmuje Beneficjent.

• 9.

Formy wsparcia i harmonogram działań

1. W ramach realizacji projektu zaplanowano następujące formy wsparcia:
2. „Aktywny Uczeń” zajęcia sportowe w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
3. Zajęcia muzyczne uMUSICALniajmy się! w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
4. Zajęcia logiczno – matematyczne „Łamigłówki mądrej główki” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
5. Zajęcia regionalne – organizacja zajęć artystyczno – kulturowych dla Zespołu Pieśni i Tańca „Jodełki” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
6. Zajęcia „Eko Strefa – Eko Zdrowie” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
7. Zajęcia ekologiczne „EkoMłodzi” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
8. Zajęcia dziennikarsko – teatralne „Zgiełk” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
9. Zajęcia językowe – „Rozmówki angielskie i niemieckie” w terminie od 01.02.2026 do 31.05.2025
10. Warsztaty z doradztwa zawodowego „Poznajemy siebie – planujemy karierę” w terminie od 01.04.2026 do 30.04.2027
11. Warsztaty antydyskryminacyjne w terminie od 01.04.2026 do 30.04.2027
12. Warsztaty ekologiczne w terminie od 01.03.2026 do 31.05.2027
13. Szczegółowy harmonogram działań projektowych zawiera wniosek o dofinansowanie. Jest dostępny w Biurze Projektu.

• 10.

Zasady monitorowania udziału w Projekcie

1. Prowadzący zajęcia będą prowadzić dzienniki zajęć, w których będą potwierdzać obecność uczniów.
2. Opiekunowie uczestników/ek Projektu są zobowiązani do wypełniania ankiet monitorujących w trakcie uczestnictwa w Projekcie ich dzieci oraz po jego zakończeniu.
3. Opiekunowie uczestników/ek projektu zobowiązani są do poinformowania Beneficjenta o ewentualnych zmianach istotnych danych osobowych np. zmiana nazwiska, numeru telefonu, adresu.
4. Zgodnie z wymogami Projektu wszyscy/kie uczestnicy/ki podlegają procesowi monitoringu i ewaluacji, mającemu na celu ocenę skuteczności działań podjętych w ramach Projektu.
5. W celu przeprowadzenia procesu monitoringu i ewaluacji Uczestnicy/czki / opiekunowie Uczestników Projektu są zobowiązani do wypełniania ankiet na potrzeby projektu oraz poddawania się badaniom ewaluacyjnym.
6. Uczestnik projektu w celu rekrutacji i monitoringu podaje dane wrażliwe (tj. osoby należące do mniejszości narodowej lub etnicznej, migranci, osoby obcego pochodzenia; osoby z innych grup w niekorzystnej sytuacji społecznej). Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne (zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 niekompletność danych w ww. zakresie nie oznacza niekwalifikowalności danego uczestnika, z wyjątkiem sytuacji, gdy brak wskazanych danych skutkuje brakiem możliwości weryfikacji kwalifikowalności uczestnika z uwagi na powyższe prowadzi do niezakwalifikowania się do udziału w projekcie).
7. Wszystkie osoby korzystające ze wsparcia / ich opiekunowie ustawowi w ramach projektu, zobowiązane są do rzetelnego wypełniania wszelkich dokumentów monitorujących i ewaluacyjnych przekazywanych przez Beneficjentów projektu, w szczególności ankiet ewaluacyjnych ex-post otrzymywanych po ich zakończeniu oraz ankiet ewaluacyjnych dotyczących oceny projektu i jego rezultatów.
8. Wymogi dotyczące udostępniania i wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych są zgodne z obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 oraz Wytycznymi dotyczącymi warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027.
9. Przetwarzane w CST2021 dane osobowe uczestników projektów objęte są ochroną zgodnie z RODO, a także zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781.). Dane osobowe są przetwarzane w oparciu o przesłanki określone w art. 6 ust 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g i art 10 RODO.

Informacje wynikające z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) – dane osobowe są niezbędne dla realizacji programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, zgodnie z Ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. z 2022 r. poz. 1079).

Podstawą przetwarzania danych osobowych są: art. 4 rozporządzenia ogólnego, 39 art. 17 rozporządzenia EFS+ oraz art. 87 ustawy – dane osobowe są niezbędne dla realizacji programu.

10. Dane dotyczące podmiotów obejmowanych wsparciem i uczestników wszystkich projektów realizowanych w ramach EFS+ są gromadzone i przechowywane w CST2021. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach EFS+ poprzez przetwarzanie danych osób oraz podmiotów bezpośrednio objętych wsparciem EFS+ zgodnie z zasadami określonymi przez Komisję Europejską oraz ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.

• 12.

Postanowienia końcowe

1. Uczestnik Projektu nie pokrywa żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie.
2. Uczestnik Projektu / opiekun uczestnika zobowiązany jest do stosowania się do zapisów niniejszego Regulaminu.
3. Potwierdzeniem otrzymanego wsparcia jest dokumentacja opracowana przez kadrę szkoły Podstawowej i zatwierdzona przez Koordynatora projektu (m.in. dzienniki zajęć, ankiety, sprawozdania).
4. Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane przez Beneficjenta oraz Kierownika projektu.
5. Beneficjent zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu w każdym czasie.
6. Regulamin obowiązuje od dnia jego przyjęcia lub wprowadzenia dodatkowych postanowień na czas realizacji projektu tj. do 31.05.2027 roku.
7. Ostateczna interpretacja Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa należy do Beneficjenta i Kierownika Projektu, w oparciu o odpowiednie reguły i zasady wynikające z w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, a także odpowiednie przepisy prawa Unii Europejskiej. Od ich decyzji nie przysługuje odwołanie.
8. Beneficjent nie ponosi odpowiedzialności za zmiany w dokumentach programowych i wytycznych programu regionalnego FESW 2021-2027.

9.Wykaz załączników do Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa:

Załącznik nr 1a do regulaminu – Formularz rekrutacyjny

Załącznik nr 1b do regulaminu – Oświadczenie o statusie ucznia/uczennicy

Załącznik nr 1c do regulaminu – Oświadczenie dotyczące orzeczenia o niepełnosprawności /orzeczeniach PPP

Załącznik nr 1d do regulaminu –Oświadczenie o wyrażeniu zgody rodzica/opiekuna prawnego na udział dziecka w projekcie

Załącznik nr 1e do regulaminu – klauzula informacyjna